Состав встречи — это решение, а не список тех, кого не хочется обидеть.

Состав встречи — это решение, а не список тех, кого не хочется обидеть.

Приглашая на всякий случай, организатор перекладывает выбор на участника: пусть сам решает, нужен он или нет. На практике почти никто не отказывается, потому что отказ выглядит как незаинтересованность. В итоге большая часть приглашённых слушает разговор двоих.

Разумное разделение ролей:

— тот, кто принимает решение, обязателен, без него встреча бессмысленна;
— те, чьё мнение реально влияет на решение, обязательны;
— те, кого решение затронет в работе, либо приглашены, либо получают итог текстом;
— те, кому просто интересно, получают итог текстом.

Третья и четвёртая строки — это и есть большинство участников любой раздутой встречи. Их время стоит ровно столько же, сколько время выступающих.

Полезно проговаривать роль прямо в приглашении: «нужно ваше решение», «нужен ваш взгляд по одному вопросу», «для информации». Человек сразу понимает, готовиться ему или нет.

И признак, по которому видно, что состав подобран плохо: если из встречи можно тихо выйти и никто не заметит, значит, участник там был не нужен.